Elektronsku pisarnicu, računarski sistem za upravljanje dokumentima i aplikacija koju uvodi Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu pri vladi Srbije, do sada je primenilo oko 10 odsto korisnika koji imaju obavezu da to učine.
Elektronskoj pisarnici priključilo se oko 1.000 korisnika, saznaje Portal “Naša mesta” iz pouzdanih izvora, dok je planirano da tu aplikaciju primeni 12.000 korisnika.
Prema našim izvorima, veoma mali procenat lokalnih samouprava je uveo ePisarnicu, dok skoro polovina opština nije ni upoznata sa aktima koji uređuju uvođenje ovog sistema, sa procedurama, pripremama i obukama za uvođenje.
Kuriozitet je da postoje i opštine koje smatraju da su “uvele” ePisarnicu tako što primenjuju Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, odnosno sve i dalje rade “u papiru”, a predmetima samo daju klasifikaciju iz pomenutog uputstva. Ima i opština koje su nastavile sa korišćenjem starog načina rada i korišćenja starih klasifikacionih oznaka.
Tehnikalije i ljudski resursi ograničavaju primenu
Nadležni organi su uočili, kaže isti izvor, da primenu ePisarnice otežava nepostojanje adekvatnih tehničkih resursa (skenera, štampača i kompjutera) ali da problemi postoje i kad je reč o ljudskim resursima.
Prema poslednjim zvaničnim podacima koje je početkom novembra 2023. iznela u javnost viša savetnica u Kabinetu predsednika Vlade, Svetlana Jovanović, pedesetak državnih organa i nekoliko lokalnih samouprava koristi aplikaciju i rade u ovom sistemu. Ona je tada rekla da se očekuje da do kraja 2023. svi organi državne uprave budu umreženi u državnoj pisarnici.
Iz Kancelarije za informacione tehnologije i elektronsku upravu, kao ni iz Ministarstva za državnu upravu i lokalnu samoupravu nismo dobili zvanične podatke o tome koji broj korisnika koristi aplikaciju i kako protiče proces uvođenja ePisarnice.
Najzahtevniji projekat reforme javne uprave
Ovaj sistem počeo je sa radom u martu 2023. godine kada su prve državne institucije počele da ga koriste. Najviši državni organi poput skupštine, vlade, ministarstava prvi su na listi za korišćenje ePisarnice. U sistem se, različitom brzinom uključuju i razne agencije i zavodi, lokalne samouprave, javna preduzeća i ustanove, obrazovne i zdravstvene institucije, pravna lica sa većinski državnim kapitalom.
Priprema hardvera i postojećih sistema, obuka kadrova i rešavanje pitanja tehničke podrške zahtevaju vreme i resurse. Zbog toga se ovaj prelaz na jedinstveni informacioni sistem upravljanja dokumentacijom ipak sprovodi sporije nego što je prvobitno bilo predviđeno.
Kada se svi korisnici priključe sistemu ePisarnice svaki podnesak predat organima vlasti biće centralno evidentiran, imaće jedinstvenu identifikacionu oznaku uz mogućnost praćenja, razmenjivanja i lakog pronalaženja elektronskim putem.
Digitalizacija kancelarijskog poslovanja, prijem, zavođenje, razvrstavanje, evidencija, upravljanje dokumentima, rad na predmetima, čuvanje i arhiviranje kompletne dokumentacije u digitalizovanom obliku i u tzv. računarskom oblaku jedan je od najzahtevnijih i najznačajnijih projekata u sklopu reforme javne uprave.
Krajnji cilj – servis na usluzi građanima
Sa uključivanjem sve većeg broja državnih organa u jedinstveni sistem ePisarnice, građanima i privredi će biti omogućeno brzo i jednostavno podnošenje podnesaka i praćenje statusa predmeta radi ostvarivanja njihovih prava i obaveza putem sajta eUprava – elektronski, bez potrebe dolaženja na šalter.
Klasični šalteri, naravno, još dugo neće otići u istoriju jer će podnošenje podnesaka i rad sa organima javne uprave i dalje biti moguć i u papirnom obliku, ali će šalterski službenik sve tako primljene dokumente odmah skenirati i u elektronskom obliku evidentirati i uključivati u sistem ePisarnica.
Tranformacija javne uprave iz organa vlasti u istinski servis na usluzi građanima krajnji je cilj, a uvođenje ePisarnice je još jedan značajan korak u tom smeru.
