Do uvođenja ePisarnice, rad službenika na predmetima bilo je teže pratiti. Primenom ovog sistema bolje će se pratiti efikasnost službenika, njihova produktivnost, i eventualna neiskorišćenost ili preopterećenost.
Pisarnica omogućava centralizovano vođenje evidencije o predmetima. Svaki podnesak koji se primi preko ePisarnice zavodi se i dobija jedinstven devetocifreni zavodni broj. To je njegova oznaka bez obzira kom organu i nivou vlasti se građanin ili privredni subjekt obratio.
U roku od nekoliko sekundi predmet će se naći na računaru obrađivača – službenika koji je zadužen da radi na tom konkretnom predmetu. Nakon formiranja predmeta on dobija oznaku da je predmet formiran i da je u obradi. Sav propratni materijal se u digitalnom obliku svrstava uz predmete.
Shema putanje podneska kroz sistem ePisarnica-ilustracija
Nije potrebno da sam podnosilac predstavke ili zahteva pribavlja i dostavlja bilo koji podatak ili dokument koji se već nalazi u posedu nekog državnog organa ili imaoca javnih ovlašćenja koji je uključen u sistem upravljanja dokumentima.
Tokom rada na predmetu, obrađivač dodeljuje odgovarajuće statuse pojedinačnim procesnim radnjama. Tako predmet može biti označen statusima poput „u radu“, „storniran“, „završen“, „za dostavu“, „dostavljeno“, „objavljeno“, „pravosnažno“, itd.
Bolja kontrola efikasnosti rada kroz ePisarnicu
Rukovodioci i lica ovlašćena da kontrolišu rad službenika mogu veoma jednostavno i u realnom vremenu imati sve podatke i jasnu sliku o tipu i broju predmeta na kojima radi svaki ovlašćeni službenik. Na ovaj način može se bolje pratiti efikasnost službenika, njihova produktivnost, i eventualna neiskorišćenost ili preopterećenost.
Do uvođenja ePisarnice, rad službenika na predmetima bilo je teže pratiti. Događalo se da pojedini predmeti budu zagubljeni, ili da rad na njima bude privremeno zaustavljen dok se preko reda rade drugi predmeti, takozvano „stavljanje predmeta u fioku“. Ocenjivanje službenika moglo je da zavisi od subjektivne procene nadređenih i da ne odražava realni doprinos i zalaganje na poslu. Sveobuhvatno praćenje toka svih predmeta i rada na njima koje omogućava centralizovana pisarnica omogućiće transparentiju i pravedniju raspodelu rada na predmetima i ocenjivanje koje zaista odražava trud, zalaganje i efikasnost u radu svakog službenika
Klijenti, odnosno građani koji su podneli određene zahteve i podneske moći će preko svoje identifikacije i jedinstvenog broja predmeta koji su dobili kada su podneli podnesak da prate tok predmeta i promene statusa.
Shema putanje podneska kroz sistem ePisarnica-ilustracija
Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave se uređuje poslovanje organa državne uprave preko softverskog rešenja Pisarnica.
