Sistem eArhiv, čiji je početak najavljen za 1. januara, nalazi se u fazi testiranja.
Sistem eArhiv, softversko rešenje za arhiviranje dokumentacije u elektronskom obliku, koji je, prema Uredbi o tehničko tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala, trebalo da počne da radi 1. januara, nalazi se u fazi testiranja.
Prema iskustvu stručnjaka koji se bave ovim procedurama, ozbiljna platforma ne bi mogla dobro da se testira i završi pre kraja godine, ali oni smatraju da će za koji mesec, neki početni elementi verovatno krenuti da funkcionišu.
Na pitanje da li državni organi krše propisanu Uredbu jer nisu u mogućnosti da sprovode propisanu Uredbu, stručnjaci iz paragraf.rs su mišljenja da se to ne bi moglo reći jer početak rada državnog eArhiva ne zavisi od njih. Iako formalno tako izgleda, ne bi postojao osnov za kažnjavanje, jer nije propisana alternativa eArhivu, dodaju.
Rok 1. januar vezan za vezu ePisarnice i eArhiva
Rok za početak primene Uredbe se, pre svega se odnosi na vezu između dva softvera koja će za potrebe dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koristiti javni sektor: ePisarnica i eArhiv. To je zaključeno na stručnom skupu „Elektronsko i klasično arhiviranje i upravljanje dokumentima“, kojem je krajem decembra 2023. prisustvovala i viša savetnica pri Kabinetu predsednice Vlade, Svetlana Jovanović, iz Jedinice za implementaciju strateških projekata, elektronskih servisa i razvoj e-Uprave.
Ovaj eArhiv ne treba mešati sa istoimenim servisom Republičkog geodetskog zavoda koji je počeo da radi sredinom juna 2023. i koji je javni servis odeljenja arhiva RGZ koji korisnicima nudi pretragu i uvid u dostupne arhivske podatke tog Zavoda putem internet servisa.
Obaveze iz pomenute uredbe predviđene su i za javni i za privatni sektor sa tom razlikom što je za javni sektor obavezno korišćenje državne platforme eArhiv, a privatni sektor može organizovati čuvanje arhivskog materijala putem angažovanja jedne od specijalizovanih firmi koje pružaju usluge kvalifikovanog čuvanja elektronskih dokumenata ili može sam čuvati elektronske dokumente ukoliko mogu da ispune sve zahtevane uslove.
Dokumenti koji se čuvaju u elektronskom obliku mogu biti oni za koje je zakonom propisano da se čuvaju trajno i drugi za koje je propisan određen rok čuvanja. Propisani su i formati u koje treba konvertovati dokumente predviđene za dugo čuvanje. To su formati PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG, kao i određeni binarni formati.
