Otvoreni podaci moraju da budu u formatu koji može biti mašinski čitljiv kako bi se lakše obradili. To nisu PDF, Word format ili skenirana dokumenta.
Većina podataka i dokumenata koji postoje u upravama pretežno su u papirnom obliku, čak u 55,8% slučajeva, pokazalo je poslednje istraživanje objavljeno u publikaciji-otvoreni-podaci-lokalna-samouprava, a situacija se, čini se, nije drastično promenila.
Uvrđeno je da se većina podataka koja se nalazi u elektronskom obliku čuva se u „zatvorenim” digitalnim formatima koji nisu pogodni za dalju obradu, što drastično umanjuje njihovu vrednost i potencijal za ponovnu upotrebu.
Sve ispitane JLS dele određene informacije i podatke na svojim internet prezentacijama i to pretežno dokumenta u formatu PDF (95,3%), zatim u Microsoft Word formatu (79,1%), ali i skenirana dokumenta (74,4%). Ovi podaci nisu u mašinski čitljivim i otvorenim formatima, te shodno tome nisu ni naročito upotrebljivi za dalju analizu i ponovnu upotrebu.
Spreadsheets i CSV, kao formati pogodni za dalju obradu i analizu, javljaju se tek u 25,6%, odnosno, 4,7% slučajeva.
U izuzetno malom broju anketiranih opštinskih i gradskih uprava (samo 7%) postoji obaveza da se bilo koji podaci čuvaju u mašinski čitljivom format. Samo u 4,7% opština neko od zaposlenih u okviru uprave ima zaduženje da se bavi kvalitetom podataka, koji je od krucijalne važnosti za njihovu upotrebljivost i ponovnu upotrebu.
Struktura podataka samih institucija, uglavnom je prilagođena njihovom unutrašnjem procesu rada, bez navike da bi te podatke mogao i može po zakonu da pogleda neko drugi. Ti podaci se prvo moraju i prevesti u mašinski kompjuterski format. U našoj praksi to uglavnom znači da se skenira neki dokument i takav kao slika okači na server. Takav pristup ne olakšava proces, već ga vrlo često i otežava, a nije redak slučaj da se isti papir više puta štampa i skenira u toku obrade. Neshvatanje samog administrativnog procesa, digitalizacije i nauke o podacima, ume vrlo često da napravi više štete nego koristi u institucijama.
Problem i otvaranje podataka unutar sistema
Same JLS imaju problem u otvaranju podataka unutar svojih organizacija.
Istraživanje je pokazalo da 55,8 odsto anketiranih JLS kaže da baze podataka unutar uprave nisu umrežene, dok je to urađeno u 44,2 odsto samouprava.
Na pitanje da li u vašoj upravi postoji standardizovani sistem elektronske razmene dokumenata i podataka 74,4 odsto ispitanih je reklo da ne postoji. Uočena je i razlika između velikih i malih samouprava. Među najvećim JLS (sa više od 100.000 stanovnika), tri od četiri koriste ovakav sistem, dok su međusobno slični odgovori manjih JLS, uključujući i one najmanje, sa manje od 10.000 stanovnika.
Da otvaraju podatke za svoje potrebe, i lokalna i državna administracija bi se drastično ubrzala, samo po osnovu brzine komunikacije, bez diranja u strukturu samog organizacionog procesa.
JLS bi, kako smatraju stručnjaci iz ove oblasti sa kojima smo razgovarali, trebalo da otvaraju odatke prvo za svoje administrativne potrebe radi administrativnih zahteva građana, a naravno i zbog principa donošenja odluka, jasnije slike upravljanja zajednicom i resursima. Kada to reše, onda mogu da struktuiraju podatke i prenose ih republičkim organima, široj javnosti i slično.
Za tako nešto im je potrebna prvenstveno volja da unaprede svoj proces rada, pa onda znanje kako to da urade, i na kraju tehnička izvodljivost u vidu softvera i komunikacija.
Pojedini gradovi, poput Hong Konga, imaju čitavu paletu modernih priručnika iz informacionih tehnologija na svom sajtu (Agile, User case, PM Tools) kako bi obučili svoje zaposlene da razumeju i sami sprovode automatizaciju svojih radnih mesta, što je preduslov za napredovanje u velikom broj država konfučijanskog klastera (Kina, Koreja, Japan, Singapur).
Otvaranje podataka između institucija
Institucije za javnost otvaraju struktuirane podatke, bez ličnih podataka i slično, a između sebe komuniciraju “sirovim podacima“. Ovakvi podaci služe institucijama radi provere validnosti zahteva građana.
Ovo je vrlo čest problem za one organe čiji radni proces zavisi od prikupljanja podataka sa više mesta, a jedan od primera mogu biti nacionalne mere za podsticaje poljoprivrednicima.
Traženi podaci se tiču i organa Ministarstva poljoprivrede, instituta, poreskih administracija, privatnih organizacija, katastra, finansijskih dokumenata privatnih kompanija i mnogih drugih. Rezultat toga jeste da ogroman deo te dokumentacije mora da prikuplja sam podnosilac zahteva, što i nije lak zadatak, a ostali deo, po službenoj dužnosti, prikuplja sama institucija. Skoro svaka mere zahteva da je izmiren dug i lokalnoj poreskoj administraciji.
Ako radnik u JLS koji se time bavi ode na odmor, niti jedan seljak iz njegove opštine neće dobiti subvenciju dok se on ne vrati sa odmora, pa onda pogleda za koga treba da pošalje podatke, pa se onda ti podaci grupišu, obrade, ubace u predmet i nastavi se dalje sa proverom uslova. To se, tvrde sagovornici sa kojima smo razgovarali, dešavalo u praksi.
Svi ti podaci već postoje, ali nisu otvoreni u formatu koju je dostupan drugim institucijama, a sama JLS vrlo često ni ne zna kome sve to treba.
Rezultat je vrlo često da seljaci zbog izuzetno dugog čekanja, ili odustaju uopšte od podsticaja na koje imaju pravo, ali su vrlo isfrustrirani državnim organima i njihovom neefikasnošću. Svi rezultati izvršenih podsticaja bili bi od velike koristi fakultetima, institutima i generalno poljoprivrednoj sferi interesovanja, kao i naravno široj javnosti.
Pre uvođenja digitalizacije, 2023. godine, proces obrade mera trajao je godinu do dve, dok se sada sa parcijalnom digitalizacijom to smanjilo na četiri do šest meseci. U slučaju potpune digitalizacije nekih mera, vrši se autovalidacija i proces traje manje od par nedelja. To je drastična promena u državnom sistemu, kažu sagovornici portala Naša mesta.
Ovde možeze pogledati vodic-kroz-otvorene-podatke-cirilica.
