Dnevni red obezbeđuje fokus. Zato treba izbagavati „tačku razno“.
Sastanci su najčešće način da se donesu zajedničke odluke, da se nešto važno saopšti, prezentuje i pojasni grupi ljudi, i da se pdmah dobije njihovo mišljenje.
Na sastancima se saradnici mogu bolje upoznati, ostvariti bolje veze, osećaj pripadnosti grupi. Sastanci su i prilika da se uspostavi i ojača autoritet lidera, odnosno rukovodilaca.
Možemo ih svrstati u dve grupe. U prvu spadaju sastanci formalnih grupa, skupština, odbora, komisija, veća, raznih tela koja imaju redovna zasedanja u utvrđenom ritmu sa strogo utvrđenim pravilima, definisanim poslovnikom i dnevnim redom. Na takvim sastancima, svim učesnicima su unapred poznata i jasna pravila po kojima se sastanak odvija.
Mnogo veća veština potrebna je za vođenje sastanka iz druge grupe, koji nije toliko formalan.
Temeljna priprema je osnov dobrog sastanka
Svaka grupa koja se okuplja radi nekog zajedničkog cilja ili posla, pre ili kasnija mora imati sastanke. Oni mogu biti različite dužine, obima i važnosti. Ipak ni jedan sastanak ne treba da bude nepripremljen.
Dobro je znati i neka pravila. Najpre, treba proceniti da li je sastanak neophodan. Ako se informacije mogu podeliti upotrebom elektronske pošte, telefonskog razgovora, dopisa koji bi svima bio poslat, može se bez sastanka uživo. Dobre alternative su internet video konferencije ili grupni audio pozivi.
Ako utvrdimo da je sastanak potreban, treba ga zakazati dovoljno unapred, i učesnicima za pripremu dostaviti dnevni red bar dva dana ranije.
Sastanci ne treba da budu predugi. Sat ili dva je sasvim dovoljno, a ako je planirano da sastanak traje duže, treba predvideti pauze.
Najbolje je da dnevni red sadrži od tri do šest tačaka. Za više tema, bolje je zakazati dva sastanka.
Dobro je da dnevni red ne sadrži tačku „razno” jer ona može dovesti do razvodnjavanja diskusije. Ako učesnik sastanka smatra da treba da se govori o još nekoj temi, treba da se obrati organizatoru sastanka da dnevni red dopuni tom temom.
