Zakonska obaveza implementacije Sistema elektronskih faktura (SEF) bacila je u drugi plan Sistem za upravljanje ulaznim fakturama (SUF). Sada, kada je SEF savladan, pravo je vreme da se okrenete SUF-u i unapredite rad.
Sistem za upravljanje ulaznim fakturama (SUF) pušten je u rad 2021. godine u demo okruženju, a potom polovinom 2022. i u radnom okruženju i zainteresovao brojne korisnike javnih sredstava kao odlično rešenje za prijem, čuvanje, odobravanje i pripremu knjiženja ulaznih računa koji treba da omogući prijem i upravljanje računima.
Međutim, njegovu punu primenu odožilo je donošenje Zakona o elektronskim fakturama koji je maja 2022. godine propisao da su subjekti javnog sektora u obavezi da putem državnog Sistema elektronskih faktura izdaju, primaju i čuvaju fakture (izdate od strane subjekata javnog i privatnog sektora), dok su subjekti privatnog sektora u obavezi da izdaju fakture putem SEF-a u transakcijama sa javnim sektorom.
Javni sektor se tada preorjentisao na ispunjavanje zakonske obaveze.
Nakon skoro dve godine od uvođenja SEF-a, vreme je da se ponovo okrene SUF-u i iskoriste brojne mogućnosti za unapređenje rada i automatizaciju određenih procesa koji nisu omogućeni u SEF-u.
SUF produžena ruka SEF-a
SUF je zapravo “produžena ruka” SEF-a za procese odobravanja, posebno u institucijama koje imaju više nivoa provere i odobravanja, pripremu za knjiženje i određena vrsta arhive.
SUF ima brojne mogućnosti koje SEF nema:
- Lako se prilagođava potrebama korisnika
- Mogućnost automatizacije procesa rada u SUF-u, gde će sam sistem prepoznati parametre koji su uneti i u skladu sa tim dodati sve potrebne elemente i predefinisani tok odobravanja (korisnike koji bi trebalo da potpišu račun)
- Integracija sa internim računovodstvenim/knjigovodstvenim softverima– mogućnosti su vrlo široke, od toga da se može koristiti samo za odobravanje/odbijanje faktura do opcije priprema za knjiženje i dalji izvoz u interni računovodstveni/knjigovodstveni softver. Ukoliko se unesu Konta, PDV kategorije, kao i sva potrebna mesta troška koje određena ustanova koristi faktura se može pripremiti za dalje knjiženje i u SUF-u.
- Mogućnost više korisnika za operativno korišćenje SUF-a, za razliku od SEF-a, gde je moguć samo jedan korisnik ili eventualno još jedna osoba koja ima uvid.
- Nema potrebe za štampanjem fakture i potpisivanjem jer više potpisnika računa može odobriti dokument i nakon konačnog usaglašavanja da je sve u redu – konačno i odobriti fakturu; ova vrsta odobravanja ili odbijanja je interna i vidljiva je samo korisnicima koji su videli tu fakturu (odnosno bili u toku odobravanja) za razliku od SEF-a gde samo jedan korisnik može odobriti/odbiti elektronsku fakturu
- Veće mogućnosti da u okviru Jedinstvenog broja korisnika javnih sredstava (JBKJS) da odobre, odbace ili proslede drugom organu račun
- Mogućnost da dodaju i predefinišu tok odobravanja
- Povezanost SEF-a I SUF-a, kada stigne faktura na SEF ona ulazi u SUF za par sekundi
- Mogućnost automatizaije procesa – mogu da se podese računovodstveni elementi, postave okidači koji filtriraju i skraćuju vreme obrade fakture
- Mogućnost ručnog unosa faktura za koje ne postoji obaveza izdavanja putem SEF-a, u skladu sa Zakonom o elektronskom fakturisanju.
- Velike mogućnosti u okviru arhive ili registratora faktura – mogu uz fakture da dodaju ugovore, otpremnice, zapisnike, razna dokumenta
- Brojni filteri za redefinisanje
- Podaci se mogu izvesti u vidu exel fajla što može biti korisno prilikom kreiranja mesečnih, kvartalnih ili godišnjih izveštaja
- SUF je besplatan – organ uprave ili JLS ne mora da daje novac iz budžeta ili donacija da mu se omogući korišćenje. Republika Srbija je i na ovom primeru učinila značajan korak da digitalizacija bude što dostupnija svima
 bacila je u drugi plan Sistem za upravljanje ulaznim fakturama (SUF). Sada, kada je SEF savladan, pravo je vreme da se okrenete SUF-u i unapredite rad.){kind=link}