Tokom poslednjih nekoliko godina beleži se povećanje broja postupaka koji se vode u elektronskom obliku i upotreba digitalnih alata u javnom sektoru.
Nove tehnologije zauzimaju sve veći prostor u svakodnevnom radu subjekata u javnom i privatnom sektoru. Prelazak na elektronsko poslovanje jedno je od glavnih strateških opredeljenja Vlade, uzimajući u obzir sve benefite koje nove tehnologije donose u poslovanju, prenosi Paragraf.
Digitalna tranzicija menja način obavljanja poslova u velikoj meri i zahteva prilagođavanje organizacija i korisnika novim tehnikama poslovanja. Veoma često pitanje koje se postavlja jeste da li i koji podaci i elektronski dokumenti koji nastaju u radu subjekata javnog sektora moraju da se čuvaju u Republici Srbiji.
Obavezu čuvanja elektronskih dokumenata u Srbiji uređuje Zakon o elektronskoj upravi. Ovaj zakon se primenjuje na slučajeve kada organi obavljaju svoje poslove upotrebom informaciono-komunikacionih tehnologija i obuhvata sledeće subjekte – državne organe i organizacije, organe i organizacije pokrajinske autonomije, organe i organizacije jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, posebne organe preko kojih se ostvaruje regulatorna funkcija i pravna i fizička lica kojima su poverena javna ovlašćenja.
Zakon uređuje pitanja koja se odnose na čuvanje dokumenata u Republici Srbiji, te propisuje da se registri i evidencije u elektronskom obliku, kao i nalozi za elektronsku komunikaciju, mogu nalaziti samo u Republici Srbiji, a izuzetno nalozi za elektronsku komunikaciju organa koji obavljaju delatnost izvan Republike Srbije, uz propisane mere bezbednosti, mogu se nalaziti van Republike Srbije.
To u praksi znači da kada je organ zakonom određen da vodi definisane i sistematizovane skupove podataka u formi registra i evidencija u elektronskom obliku, tada je dužan da obezbedi da se ti registri i evidencije čuvaju na serverima koji se nalaze na teritoriji Republike Srbije i kojima upravljaju naši organi.
Reč je o registrima i evidencijama koji se uspostavljaju i vode u Republici Srbiji na osnovu zakona, kao što su registri i evidencije iz oblasti unutrašnjih poslova, finansija, zdravstva, saobraćaja, privrede i drugih oblasti. Konkretnih primera ima mnogo, neki od njih su Centralni registar stanovništva, Socijalna karta, zdravstvene evidencije, evidencije poreskih obveznika, registri privrednih subjekata i brojni drugi skupovi podataka koje organi vode iz svoje nadležnosti. Shodno tome, organi ne bi smeli da registre i evidencije u elektronskom obliku vode i čuvaju van teritorije Republike Srbije.
Ovo pravilo je važno i zbog toga što Zakon nalaže da se podaci koji se vode u registrima i evidencijama razmenjuju između organa putem servisne magistrale organa, što je celishodno sa stanovišta efikasnosti, interoperabilnosti tehnoloških rešenja i bezbednosti podataka.
Prenošenje dokumenata iz Srbije u inostranstvo
Zakon ipak prepoznaje mogućnost da se podaci i elektronski dokumenti mogu prenositi iz Srbije u inostranstvo ukoliko je to predviđeno na osnovu posebnih propisa ili potvrđenih međunarodnih ugovora. Tu postoji uslov da se iznošenje može obavljati samo ako je obezbeđen određeni stepen zaštite u tim zemljama, odnosno međunarodnim organizacijama, koji ne može biti manji od stepena zaštite koji je obezbeđen u Srbiji.
Iako Zakon u malom broju odredbi eksplicitno reguliše pitanja čuvanja podataka i dokumenata u našoj zemlji, moglo bi se tumačiti da je tendencija da se uspostavi digitalni suverenitet nad čuvanjem informacija i akata koji proističu iz rada organa. Zakon eksplicitno određuje da se registri i evidencije čuvaju u Srbiji, ali jasno je da i dokumentacija povezana sa njima mora da bude čuvana kod nas. Organi državne uprave, autonomne pokrajine i lokalne samouprave, kao i imaoci javnih ovlašćenja, dužni su da koriste državni sistem za upravljanje podataka (u okviru ePisarnice), a arhivska građa se takođe čuva u navedenom sistemu do predaje eArhivu koji se nalazi u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima.
Izuzetno, međunarodni sporazum ili posebni propis mogu urediti iznošenje elektronskih dokumenata na drugačiji način. Sve navedeno govori da se najveći broj podataka i dokumenata nastalih u radu organa mora čuvati na serverima na teritoriji Republike Srbije.
